Поиск - новости науки и техники

Бумаг – меньше, толку – больше. Российский гуманитарный научный фонд ввел в действие новую информационную систему.

Теперь оформлять заявки на конкурсы фонда и проводить их экспертизу можно через Интернет. Сегодня по просьбе редакции о нововведениях рассказывает, объясняя, чем вызвано изменение привычной для ученых формы подачи заявок, заместитель директора РГНФ Андрей БЛИНОВ:

– Применительно к ситуации в РГНФ возникла не просто потребность, а необходимость активного внедрения современных информационных технологий в деятельность фонда. Прежняя схема предусматривала подачу заявок в фонд в четырех печатных экземплярах и дополнительно в двух электронных – на дискетах или сd-дисках. Учитывая, что в год фонд обрабатывает около 9000 заявок и 3000 отчетов, попробуйте представить, какое количество документов вынуждены были сначала подготавливать наши ученые, а потом прочитывать сотрудники и эксперты фонда. Все эти бумаги обрабатывались вручную. Экспертам приходилось работать непосредственно в фонде, что ограничивало их круг территориальной близостью к столице. Электронные версии заявок использовались в основном для статистики, да и то с трудом – ведь документы не были унифицированы. А из-за ошибок в оформлении заявок, например, ежегодно к конкурсу не допускалось более 1000 проектов.
Вот почему год назад совет РГНФ принял решение о развитии информационной системы фонда, и аппарату поставили задачу перехода к новой информационной системе. По результатам открытого конкурса ее разработчиком был выбран Международный центр по информатике и электронике ИнтерЭВМ, который и обеспечил запуск системы в июле этого года.
– Не боялись, что нововведения будут сложными для ученых-гуманитариев?
– Боялись, ведь любая смена привычного порядка вызывает трудности. Плюс значительная часть наших ученых – люди старшего возраста, которые “на Вы” общаются с компьютером. При запуске системы мы рассматривали несколько вариантов ее ввода, в том числе и опыт коллег из РФФИ, в свое время постепенно переходивших на использование информационной системы. Мы пошли на единовременный, полный (по сути революционный) переход потому, что в научной среде сейчас компьютеры и Интернет доступны всем и практически везде. Требования к программным средствам пользователя нашей информационной системы минимальны: достаточно современной версии любого из наиболее распространенных браузеров. Причем даже на мобильном устройстве. И самое главное – не высоки требования к уровню компьютерной грамотности пользователя. Если он умеет пользоваться электронной почтой через веб-интерфейс и “поисковиком”, то этих знаний ему хватит, чтобы оформить заявку и подать ее. Еще мы выпустили специальную инструкцию для пользователей, где шаг за шагом с иллюстрациями описали процесс подачи заявок. Такой подход позволил быстро выявить наиболее частые проблемы пользователей и сразу же принять меры по их устранению. При плавном переходе это было бы невозможно.
– То есть вашу систему продолжают дорабатывать?
– Да, постоянно. Это требование прописано в контракте с разработчиками системы. Это сегодня “правило хорошего тона” для крупных информационных систем. Свою мы постоянно улучшаем, учитывая мнения наших грантозаявителей. Я хотел бы выразить признательность тем из них, кто не остался безучастным к этой ситуации и высказывал в наш адрес свою критику, пожелания или благодарность.
– Вы упомянули информационную систему РФФИ. Видимо, “Грант-Экспресс”? Можете ли сравнить ее с вашей?
– Сравнивать очень сложно. “Грант-Экспресс” работает более 10 лет, мы постарались учесть в своей разработке все самое лучшее из того, что в ней есть. Но вместе с тем добавили новые, современные принципиальные и технические решения. В целях уменьшения ошибок ручного ввода у нас, например, реализован принцип “однократности ввода данных”. Достаточно одному пользователю ввести сведения об организации, и они станут доступны всем другим пользователям. Достаточно одному автору публикации ввести данные о ней и других авторах, и фактуру по этой публикации может использовать как любой из авторов, так и все сразу при подаче заявок или отчетов. Реализован принцип самостоятельной ответственности – за корректность информации отвечает пользователь. Никто – ни сотрудники фонда, ни эксперты – не имеют прав и, самое главное, технических возможностей вносить какие-либо изменения в данные пользователей, в их заявки. Это очень важно, ведь речь идет о заявках на получение финансирования.
Плюс в нашей системе существует обратная связь с грантозаявителями. Правительственная комиссия по высоким технологиям и инновациям в декабре прошлого года поручила фондам наладить систему практической помощи грантозаявителям. Обратная связь – выполнение этого задания. Все заявки, перед тем как будут зарегистрированы в фонде, просматривают сотрудники РГНФ: обнаружив нарушения в оформлении электронного варианта, они через информационную систему сообщают ученым о неточности и предлагают им, устранив ошибки, снова подать заявку. Принципиально и еще одно нововведение – наличие единой информационной базы, в которой собираются все данные. Она позволяет информировать наших грантозаявителей через систему об этапах прохождения заявок, например о дате поступления печатного экземпляра в фонд, а также о причинах недопуска заявки к конкурсу, результатах экспертизы и выделенных суммах. Словом, теперь подать заявку или сдать отчет можно из любого места, в любое время, это сводится лишь к онлайн-заполнению требуемых форм.
– Набор форм и их содержание нельзя спутать?
– Они заложены в системе. Причем часть информации вводится один раз и потом лишь подлежит актуализации. Плюс наличие разнообразных автоматических проверок сроков, сумм, заполнения требуемых полей при подаче заявки. Также автоматически происходит подготовка текста печатного экземпляра заявки, теперь всего одного, а не четырех, как ранее. Получение требуемых для финансирования проектов документов тоже происходит через информационную систему, упрощена их подготовка, и, как результат, ускоряется получение средств гранта.
Теперь все заявки в РГНФ имеют специальные штрих-коды с уникальными номерами, что существенно упрощает процесс работы с документами. Подача заявок через Интернет позволяет фонду оперативно взаимодействовать с грантозаявителями по разным вопросам. Не менее важно – система открывает большие возможности проведения аналитических исследований полученных в информационной системе данных, что превращает ее в мощный инструмент для принятия решений. Скажем, наличие в единой информационной базе структурированной информации по заявкам позволило определить средний запрашиваемый объем финансирования по разным видам проектов. Исходя из этого были подготовлены предложения совету фонда по среднему размеру грантов в 2012 году по разным видам проектов и распределению финансирования по разным направлениям конкурсной деятельности.
– А как, по-вашему, скажется использование информационной системы на процессе экспертизы?
– Во-первых, через эту информационную систему мы проводили конкурс экспертов. Любой человек с ученой степенью доктора наук может принять участие в экспертизе проектов и, как итог, в распределении средств фонда. Это позволит нам активнее привлекать экспертов из разных регионов России. Во-вторых, использование системы ускоряет проведение экспертизы. Эксперту теперь доступно больше информации о грантозаявителе, включая его “кредитную историю” получения грантов. И, наконец, использование информационной системы позволит сделать более действенным контроль за качеством экспертизы. Это необходимо, ведь традиционно у нас высокая “конкурсность”. Скажем, на конкурсы 2012 года нам подали новых заявок почти на 3 млрд рублей. Учитывая, что в 2012 году мы должны еще профинансировать и достаточно много продолжающихся проектов 2010 и 2011 годов, фонд сможет поддержать заявок только на 10-13 процентов от общей запрошенной суммы.
– Можно ли говорить о “пропускной способности” системы?
– Три месяца работы системы выпали на время приема заявок на конкурсы 2012 года. Мы объявили прием заявок через новую информационную систему на 72 конкурса РГНФ по 16 видам проектов. Это трудоемкая работа, включающая в себя прописывание в системе условий конкурсов, конструирование утвержденных форм заявок и т.д. Так сказать, работа изнутри – работа нашего фонда. А извне мы получили достаточно масштабный отклик. Сейчас зарегистрировано более 25 тысяч пользователей – ученых, почти 2 тысячи организаций и более 90 тысяч публикаций пользователей. Почти 1000 экспертов РГНФ, которые будут проводить экспертизу заявок, также занесли свои данные в систему. За два месяца на конкурсы нам подали 8652 заявки. Нагрузка на систему, особенно в последние дни подачи заявок, была колоссальной – система обрабатывала до
10 млн обращений в сутки. По зарегистрированным заявкам сейчас уже получены печатные экземпляры, которые прошли первичную проверку. Об этом в нашей системе сделаны соответствующие пометки, грантозаявители могут их видеть. После заседания совета РГНФ начнутся распределение заявок на экспертизу и собственно сами экспертизы. Впереди еще прием отчетов по проектам через эту систему.
– Масштабы впечатляют, но наверняка были и те, кто не сумел подать заявку?
– Были. Даже несмотря на то, что мы помогали всем, кто обращался к нам – служба поддержки работала по 14 часов в сутки в рабочие и в выходные дни посредством электронной почты. На подачу заявок отводилось 2,5 месяца, это немалый срок даже для людей, не умеющих обращаться с компьютером. Но “неуспевшие” подать заявку в срок были и в прошлом году, и ранее, когда не было онлайн- заполнения форм. Конкурсы фонда, будем надеяться, не заканчиваются 2012 годом – будет продолжение, соответственно можно подготовиться и подать заявку в срок. А наибольшее затруднение у заявителей, судя по обращениям в службу поддержки, вызвала процедура добавления публикаций к заявке путем их выбора из списка. Хотя она, как нам казалось, простая и довольно подробно описана в инструкции. Как правило, после прочтения инструкции эти проблемы у пользователей решались.
– Кстати, вопрос о продолжении. Что вы планируете дальше делать с системой?
– Конечно, развивать! Обратного пути – к дискетам – не будет. Мы будем делать систему как можно удобнее, как с точки зрения процессов, так и с точки зрения ее дизайна, графического интерфейса, будем расширять ее функциональные возможности. Так, например, мы планируем создать картотеку публикаций, подготовленных при поддержке РГНФ, с поиском по этой картотеке. Будем развивать аналитический блок, проработаем возможность ее интеграции с другими информационными системами. Создание и внедрение такой информационной системы открывает большие возможности для мониторинга научной сферы, проведения аналитических изысканий. Структурированная и взаимоувязанная информация позволяет на основании данных об участниках заявок и их проектов рассматривать и оценивать состояние гуманитарной науки в России по разным “срезам”, например ее возрастной, профессиональный состав, региональное распределение, направления научной деятельности и многое другое. Анализ такой информации позволит выявлять тенденции развития гуманитарной науки, определять эффективность тех или иных форм ее поддержки.
Мы будем рады, если наши ученые выскажут нам свои пожелания по работе и развитию этой системы. Это общее дело.
– И напоследок, Андрей Николаевич, говорят, “как вы лодку назовете, так она и поплывет”. У вашей информационной системы будет название?
– Хорошая идея. Учитывая, что наш фонд имеет большой опыт проведения конкурсов, может, объявим конкурс на это.

Беседу вела Ася Кузьминых
Фото Николая СТЕПАНЕНКОВА

Нет комментариев