Поиск - новости науки и техники

Нюансы общения. В организации научных форумов не существует мелочей.

О компаниях, специализирующихся на проведении конгрессов и конференций, мы неоднократно рассказывали на страницах “Поиска”. Как правило, работают в них люди, увлеченные своим делом, умеющие не только встретить и проводить гостей – участников крупных мероприятий, но и решить большое количество сопутствующих проблем. Генеральный директор Международного агентства конгрессного обслуживания МАКО Светлана Плиева как раз и есть такой увлеченный руководитель, который вникает во все детали организации доверенных ее компании форумов, с особой тщательностью подходит к проведению научных встреч. Наша беседа началась с вопроса о том, в чем же состоит отличие МАКО от коллег по бизнесу.

– За время работы нами накоплен огромный опыт по организации конгрессов и конференций, и мы очень благодарны многочисленным клиентам, которые доверили нам свои мероприятия. Наши сотрудники – настоящие профессионалы: нужно любить свое дело, вкладывать в него душу, чтобы на протяжении долгого времени работать с оргкомитетами по организации мероприятий. Просчитывая каждый шаг, анализируя и управляя бизнес-процессами, людьми и финансами, мы помогаем нашим клиентам проводить встречи любого уровня. Долгосрочные контракты с обширной сетью проверенных годами субподрядчиков, гарантированные блоки мест в отелях от бюджетных до дорогих, инновационные технологии, пошаговое планирование позволяют нам проводить мероприятия качественно и с наименьшими расходами.
– Как известно, слагаемых успеха достаточно много. На чем основан успех в вашей области?
– Очень важно суметь привлечь дополнительные инвестиции, спонсорские вливания, и это является нашей стратегической задачей. Как правило, взносы участников лишь частично покрывают затраты на организацию мероприятий. Важная часть финансирования – спонсорские деньги. Поиск спонсоров – задача весьма непростая, имеет свои отличительные, характерные особенности, но нам удается с ней справиться. Мы научились объяснять компаниям – потенциальным спонсорам, почему им нужно поддержать тот или иной конгресс, конференцию. Одновременно мы должны обеспечить соблюдение интересов обеих сторон: мероприятию важно получить дополнительные финансовые ресурсы, а спонсорам – эффективную рекламу своей деятельности для продвижения своего продукта. Наш отдел по работе со спонсорами уже накопил большой опыт, и некоторые спонсоры сотрудничают с нами на постоянной основе. Наряду с качественным сервисом, который мы предлагаем клиентам, инновационными технологиями, позволяющими администрировать и готовить мероприятия на европейском уровне, продуманными логистическими решениями привлечение дополнительных средств стало очень востребованной услугой. Все вместе это и является основой успеха МАКО.
– Спонсоры дают возможность снизить расходы участников?
– Они в первую очередь помогают провести мероприятие на более высоком уровне, сделать его запоминающимся, так как взносы делегатов, как правило, покрывают только самые базовые расходы.
– Проведение каких конгрессов, симпозиумов у вас за плечами?
– Если говорить лично обо мне, то я занимаюсь этой деятельностью более 10 лет. За это время мне приходилось организовывать мероприятия с численностью участников свыше 5000 человек. Это были встречи в Москве и регионах, конференции на борту речных круизных судов и с выездом в краткосрочные научные экспедиции. Что касается МАКО, то первыми нашими крупными проектами стали научные мероприятия в нефтегазовой отрасли. К слову, научное направление – одно из основных в нашей деятельности. Мы имеем продолжительный опыт работы с академическими институтами, вузами, научно-исследовательскими центрами. В прошлом году совместно с Российским государственным университетом нефти и газа им. И.М.Губкина мы провели серию конференций и семинаров по энергетической безопасности и противодействию терроризму, круглые столы по тематике ТЭК с участием представителей Госдумы. Эти встречи в течение всего года проходили в Москве, Пятигорске, Нижнем Новгороде.
– Почему регионы сами не проводят такие мероприятия, разве удобно координировать эту работу из Москвы?
– В регионах не хватает структур, которые могли бы профессионально и на должном уровне справиться с подобными задачами. Более того, у них пока нет тех технологий и опыта, которым обладаем мы. Для нас при организации мероприятий за пределами Москвы главное – выстроить логистику и наладить коммуникации с ответственными людьми.
– А вы, как профессионал, можете отличить мероприятие, организованное вашими коллегами, от того, которое устраивается самими участниками – учеными или сотрудниками университета?
– Конечно, причем сразу. Как правило, их подготовкой и проведением занимаются сотрудники вуза или студенты, для которых организация мероприятия – это совершенно новая, неизученная сфера деятельности. Непрофессионализм проявляется в мелочах. Например, в получении своевременной информации о подготовке мероприятия (количество участников, поданных тезисов, оплаченных взносов), в стыковке рабочих моментов, которые напрямую зависят друг от друга и от которых зависит конечный результат. А если говорить проще – таким встречам не хватает “лоска”.
– Ну, а с чего нужно начинать, с каких, как сейчас говорят, “сутевых” вещей?
– Основная проблема, с которой сталкиваются оргкомитеты на начальном этапе, – отсутствие людских ресурсов. Зачастую профессура, погружаясь в омут технических мелочей, либо упускает важные содержательные моменты программы мероприятия, либо от этой непрофильной деятельности страдает профильная. Второй момент – отсутствие грамотного финансового менеджмента и технического секретариата. Необходим взвешенный, продуманный сценарий мероприятия. Требуется на “стыках”, “переходах” от одного рабочего момента к другому учитывать все мелочи во избежание каких-либо проблем. Наиболее заметными промахами в ходе мероприятия являются накладки с оборудованием: не работает микрофон, плохо слышно докладчика, не хватает четкости изображения слайдов или мощности для лазерной указки. Портят впечатление неудачный дизайн бейджей, плохая логистическая схема указателей – все это вроде бы мелочи, но именно они бросаются в глаза и характеризуют уровень проведения мероприятия. Очень часто техническое обеспечение доверяют студентам, а это чревато тем, что в ответственный момент ребята исчезнут по своим делам. Порой такое происходит по самой невинной причине – им интересно послушать доклады, и они забывают, что должны помогать в организации мероприятия. Это, в свою очередь, происходит из-за отсутствия координатора, который следил бы за работой всех задействованных в проведении конференции сотрудников.
– Организация сайта конференции, прием тезисов и докладов – это тоже ваша забота?
– Безусловно, ведь мы ведем всю работу от начала и до конца. Информационное наполнение сайта, рекомендации по dead-line, общение с делегатами, визовая поддержка, гостиничное размещение, вопросы питания – все это наши обязанности. И, конечно, мы предоставляем технологии, позволяющие осуществить on-line регистрацию, прием тезисов и регистрационных взносов, бронирование и оплату услуг.
– А какова же роль программного комитета?
– Главная – составление научной программы, приглашение ключевых докладчиков, согласование и утверждение их выступлений. При этом одна из основных задач МАКО – в процессе технической подготовки научной программы не потерять ни одного докладчика, своевременно известить о принятии их докладов и получить от каждого подтверждение участия, а также отследить их прибытие на мероприятие. Очень часто необходимо организовать приезд ключевых фигур, согласовать с ними удобное время прибытия и убытия, подобрать стыковку авиарейсов, обеспечить встречу в аэропорту и гостиничное размещение. Все эти логистические вопросы, которые не касаются научной программы мероприятия, решаем мы.
– По силам ли вам провести серьезный конгресс с международным участием?
– Конечно, и совсем скоро пройдет наше собственное мероприятие – Российский форум индустрии встреч, в котором примут участие как зарубежные спикеры, так и российские специалисты по организации деловых встреч. Форум пройдет 21-22 марта 2014 года в Экспоцентре в рамках крупной туристической выставки MITT-2014. Это совершенно новый формат общения для научных учреждений, ассоциаций, фондов, а также для людей, выступающих инициаторами мероприятий. В прошлом году мы провели подобный форум в Екатеринбурге и получили исключительно положительные отзывы. Мы хотели бы через “Поиск” пригласить на форум представителей научной среды – тех, кто только планирует или уже проводит мероприятия. Обмен опытом, разговор о новых трендах – это всегда актуально и полезно, особенно если на одной площадке собираются все участники процесса – и те, кто инициирует встречи, и те, кто может помочь в их организации. Уверена, что во время посещения форума представители оргкомитетов получат массу знаний и захотят вывести свое мероприятие на новый качественный уровень, мы подскажем, как это сделать, поможем в реализации планов. Пройти регистрацию, познакомиться с программой форума можно на сайте нашей компании www.makongress.ru и на сайте форума www.rusmeeting.com. Кстати, приятным моментом является бесплатное участие для представителей оргкомитетов и научных сотрудников.
– Какие из тем Российского форума индустрии встреч могут заинтересовать ученых, представителей оргкомитетов мероприятий?
– В его программе множество тем, которые будут не просто интересны, но и полезны инициаторам мероприятий. Среди них – поиск инвестиций и формирование бюджета, мастер-классы по выбору оптимального для достижения целей формата конгресса или конференции, семинары по продвижению мероприятий и привлечению дополнительных участников, обзор технологических новинок и многое другое. Также специально для представителей оргкомитетов будет организован открытый круглый стол “Технологии подготовки и проведения мероприятий, проблемы оргкомитетов и способы их решения”. Основной принцип программы форума – актуальность и применимость полученных сведений на практике.
 –  Чтобы всеми этими познаниями обладать, собственного опыта, наверное, не достаточно? На кого вы ориентируетесь в своей деятельности? Есть ли какие-то авторитеты, может быть, зарубежные, чьи рекомендации и уроки являются для вас полезными?
– Рынок организации мероприятий в России очень молод, и мы многому учимся у иностранных специалистов, ежегодно выезжая на отраслевые выставки в Европе. Некоторые из тех экспертов, на которых мы равняемся, приедут и на Российский форум индустрии встреч, чтобы поделиться секретами и ноу-хау в проведении мероприятий. Мы стараемся поддерживать и с ними, и с другими коллегами по бизнесу тесный контакт, относимся к ним как к партнерам, а не как к конкурентам. Ведь если кому-то из нас придется участвовать в организации очень крупных международных мероприятий, одной, даже очень опытной, компании будет трудно.
– Раз уж зашла речь о крупных международных мероприятиях, как, по-вашему, может ли Москва похвастать их растущим количеством?
– На мой взгляд, у нас их проводится недостаточно. По данным ICCA (International Congress and Convention Association), Москва находится всего лишь на 72-м месте по проведению международных деловых и научных конгрессов, конференций и значительно уступает многим европейским столицам. И происходит это не потому, что Москва – “дорогой” город. В первой двадцатке городов в этом рейтинге есть и более дорогие. Возможно, такая ситуация связана с тем, что до недавнего времени в Москве не было организации, которая занималась бы продвижением города и привлечением важнейших мероприятий мирового уровня на его территорию. Но в августе прошлого года принято решение об учреждении подобной структуры – московского Конгрессно-выставочного бюро. С его участием привлекать крупные мероприятия в нашу столицу станет значительно проще.
– Отразится ли деятельность Конгрессно-выставочного бюро на выборе Москвы в качестве места проведения важных научных симпозиумов?
– Безусловно. Я хотела бы обратиться к ученым – тем, кто помимо научной деятельности принимает участие в работе различных международных ассоциаций, входит в круг лиц, выбирающих место проведения следующего международного конгресса. Я знаю, что очень многие опасаются привлекать мероприятия в Москву, понимая, какое тяжелое организационное бремя на них ляжет, какой огромный круг вопросов потребуется решать. Смею заверить научную общественность: квалифицированная помощь как со стороны МАКО (499-705-79-25), так и со стороны городского Конгрессно-выставочного бюро станет залогом успеха!
В заключение хочу сказать: мы знаем, что сегодня российская наука переживает не самые легкие времена. Очень надеемся, что наша профессиональная деятельность поможет научному сообществу в достижении и реализации поставленных целей.

Беседовала Светлана БЕЛЯЕВА
Фото Николая СТЕПАНЕНКОВА

Нет комментариев